Les sessions de facilitation à grande échelle sont des événements où vous impliquez un grand groupe de personnes dans un processus collaboratif pour atteindre un objectif commun. Elles peuvent être difficiles à planifier, concevoir et exécuter, mais elles peuvent aussi être gratifiantes et avoir un impact majeur. Dans cet article, vous apprendrez quelques astuces et techniques pour faciliter efficacement et de manière efficiente des sessions de cette envergure.

Définissez le but et la portée

Avant de commencer toute session de facilitation, il vous faut un but et une portée clairs et précis. Pourquoi facilitez-vous cette session? Quels sont les résultats et livrables attendus? Qui sont les parties prenantes et les participants? Combien de temps et de ressources avez-vous? Ces questions vous aideront à définir la direction, la portée et les limites de votre session. Vous devriez également communiquer le but et la portée à vos participants à l’avance, afin qu’ils sachent à quoi s’attendre et comment se préparer.

Choisissez les méthodes et outils appropriés

En fonction du but et de la portée de votre session, vous devrez choisir les méthodes et outils les plus adaptés pour faciliter le processus. Il existe de nombreuses méthodes et outils de facilitation, tels que le brainstorming, le world café, l’espace ouvert, le fishbowl, le vote par points, etc. Vous devriez choisir ceux qui correspondent à vos objectifs, à votre public et à votre contexte. Considérez également les aspects pratiques, tels que la taille du groupe, le lieu, la technologie et les matériaux. Vous devrez peut-être adapter ou combiner différentes méthodes et outils à votre situation.

Concevez l’agenda et le déroulement

Une fois que vous avez choisi les méthodes et outils, vous devez concevoir l’agenda et le déroulement de votre session. L’agenda est le plan des activités et des horaires de votre session. Le déroulement est la séquence et la logique de la transition d’une activité à une autre. Vous devriez concevoir l’agenda et le déroulement en gardant à l’esprit le but et la portée, ainsi que les besoins et attentes de vos participants. Assurez-vous également d’équilibrer le contenu, le processus et la dynamique de votre session, garantissant qu’il y ait suffisamment de variété, d’interaction et d’énergie.

Préparez l’équipe de facilitation et le matériel

Faciliter une session à grande échelle peut être une tâche complexe et exigeante, vous pourriez donc avoir besoin de travailler avec une équipe de facilitation pour partager les responsabilités et les rôles. Préparez votre équipe en clarifiant les rôles, les attentes et les tâches de chaque membre. Informez-les également du but, de la portée, des méthodes, des outils, de l’agenda et du déroulement de votre session. Préparez également le matériel nécessaire pour votre session, comme des paperboards, des marqueurs, des post-its, des cartes, des documents, etc. Vérifiez que vous disposez de suffisamment de matériel pour la taille de votre groupe et que tout est prêt et accessible.

Exécutez la session et surveillez la progression

Le jour de votre session, exécutez-la selon votre plan, tout en étant flexible et réactif aux situations et retours qui émergent. Commencez votre session en accueillant vos participants, en établissant les règles, en expliquant le but et la portée, et en présentant l’agenda et le déroulement.

Vous devez ensuite animer chaque activité selon vos méthodes et outils, en guidant vos participants tout au long du processus, en posant des questions, en clarifiant les problèmes et en résumant les points. Vous devez également suivre l’évolution de votre session, en vérifiant le temps, l’énergie, la participation et les résultats. Vous devez procéder aux ajustements nécessaires pour que votre session reste efficace et sur la bonne voie.

Source : https://www.linkedin.com/advice/0/how-do-you-facilitate-large-scale-facilitation?