Forum ouvert (Open Space Technology) : les principes, le déroulé et les conditions pour qu’il fonctionne

Imaginez un séminaire sans ordre du jour, où ce sont les participants qui proposent, en début de séance, les sujets qu’ils veulent traiter, et où chacun est libre de passer d’un atelier à l’autre. C’est le principe du forum ouvert, connu en anglais sous le nom d’Open Space Technology. La méthode paraît déroutante, voire risquée, pour qui a l’habitude des réunions minutées. Elle repose pourtant sur une logique rigoureuse, quatre principes simples et une loi, et elle produit souvent plus d’engagement qu’un programme soigneusement préparé. Voici comment fonctionne le forum ouvert, comment l’animer, et dans quelles situations il donne le meilleur de lui-même.

D’où vient le forum ouvert

Le forum ouvert a été imaginé par Harrison Owen, consultant américain en développement des organisations, au milieu des années 1980. Son point de départ est une observation que beaucoup d’organisateurs d’événements ont faite sans en tirer de conséquences. Après avoir passé de longs mois à préparer une conférence internationale, avec intervenants, programme et logistique, Owen entend les participants lui dire que ce qu’ils ont trouvé le plus utile, ce sont les pauses café. C’est là que les conversations importantes avaient eu lieu, entre les personnes qui avaient vraiment envie de se parler.

Owen se demande alors s’il est possible de concevoir une rencontre entière qui ait l’énergie d’une pause café et la productivité d’une réunion de travail. Sa réponse tient en quelques éléments : un cercle, une question, un mur vide où les participants affichent leurs propres sujets, et un ensemble de principes qui laissent chacun responsable de ce qu’il apprend et de ce qu’il apporte. Il a décrit la méthode en détail dans Open Space Technology: A User’s Guide, publié pour la première fois en 1992 et réédité depuis.

Les quatre principes du forum ouvert et la loi des deux pieds

Le forum ouvert ne fonctionne pas avec des règles, mais avec quatre principes que l’animateur présente à l’ouverture. Ils peuvent sembler évidents, voire naïfs. Ils ont en réalité une fonction précise : libérer les participants des inquiétudes qui paralysent habituellement les réunions.

1. Les personnes qui sont là sont les bonnes personnes. Inutile de regretter les absents : ceux qui sont venus à une session sont ceux que le sujet intéresse vraiment, et c’est avec eux qu’il faut avancer.
2. Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver. Le groupe travaille avec ce qui se présente, plutôt qu’avec ce qui aurait dû se passer selon un plan imaginaire.
3. Quel que soit le moment où ça commence, c’est le bon moment. Les idées et l’énergie n’arrivent pas sur commande ; une session peut démarrer lentement et décoller au bout de vingt minutes.
4. Quand c’est fini, c’est fini. Si le sujet est épuisé avant l’heure, on s’arrête. S’il ne l’est pas, on peut poursuivre ailleurs ou plus tard.

On y ajoute parfois un cinquième principe, « là où ça se passe, c’est le bon endroit », qui rappelle que les conversations utiles n’ont pas forcément lieu dans les salles prévues.

À ces principes s’ajoute une seule loi, la loi des deux pieds (parfois appelée loi de la mobilité) : si, à un moment donné, vous n’apprenez rien et ne contribuez à rien, utilisez vos deux pieds et allez là où vous serez plus utile. Cette loi est le cœur du forum ouvert. Elle rend chaque participant responsable de sa propre expérience, et elle protège les sessions contre l’ennui poli des réunions où chacun reste par convenance. Partir d’une session n’est pas impoli : c’est exactement ce qui est attendu.

Papillons et abeilles

La loi des deux pieds fait apparaître deux figures qu’Owen décrit avec affection.

Les abeilles passent d’une session à l’autre, restent un moment, puis repartent. En butinant, elles transportent des idées d’un groupe à l’autre et créent des liens entre des conversations qui, sans elles, resteraient isolées.

Les papillons ne participent à aucune session, ou très peu. On les trouve près du café, dans un couloir, assis au soleil. Ils semblent ne rien faire. Pourtant, il arrive souvent qu’une conversation imprévue s’engage autour d’eux, et que des idées importantes naissent précisément de ces échanges informels.

Présenter ces deux figures en ouverture rassure les participants : ceux qui circulent ou qui font une pause ne sont pas des déserteurs, ils jouent un rôle reconnu dans la dynamique du forum.

Le déroulé d’un forum ouvert, étape par étape

1. Préparer la question d’appel. Comme pour tout format participatif, tout commence par la question. Elle doit être large, ouverte et porteuse d’un vrai enjeu : « Quelles sont les questions et les opportunités qui comptent pour réussir notre déménagement sur le nouveau site ? », ou « Comment pouvons-nous mieux travailler ensemble entre le siège et les régions ? ». Une question d’appel trop étroite tue la diversité des sujets ; trop vague, elle ne mobilise personne. Elle figure dans l’invitation, pour que chacun arrive en y ayant déjà réfléchi.

2. Ouvrir en cercle. Les participants sont assis en cercle, ou en cercles concentriques s’ils sont nombreux, sans tables. Au centre : des feuilles, des feutres. L’animateur rappelle la question d’appel, présente les quatre principes, la loi des deux pieds et le fonctionnement de la journée. Cette ouverture est courte, quinze à vingt minutes.

3. Construire l’ordre du jour. Toute personne qui a un sujet qu’elle souhaite vraiment traiter vient au centre, l’écrit sur une feuille avec son nom, l’annonce à voix haute en une phrase et l’affiche sur un grand mur organisé en créneaux horaires et en espaces. En se proposant, elle devient l’initiatrice de la session : elle s’engage à être présente et à faire en sorte qu’un compte rendu soit rédigé. Personne n’est obligé de proposer un sujet, et il n’y a pas de sélection.

4. Ouvrir la place du marché. Une fois les propositions épuisées, les participants viennent consulter le mur et s’inscrivent aux sessions qui les intéressent. C’est un moment animé, parfois un peu chaotique, et c’est normal. Les initiateurs peuvent regrouper deux sujets proches ou déplacer une session pour éviter un conflit d’horaire.

5. Laisser vivre les sessions. Les sessions durent généralement de soixante à quatre-vingt-dix minutes et se déroulent en parallèle. L’animateur ne les anime pas : chaque initiateur ouvre la discussion, et le groupe s’organise. La loi des deux pieds s’applique en permanence.

6. Rédiger les comptes rendus. Chaque session produit un compte rendu court : le sujet, les participants, les points clés de la discussion, les recommandations ou actions proposées. Ils sont rassemblés au fur et à mesure dans un espace dédié, souvent appelé salle de presse, et affichés pour que tout le monde puisse les lire.

7. Converger. Sur un forum d’une journée, les participants lisent les comptes rendus et repèrent les sujets qui leur semblent prioritaires. Sur un forum de deux ou trois jours, Owen prévoit un vrai temps de convergence : lecture de l’ensemble des comptes rendus, priorisation par le groupe, regroupement des sujets proches, puis sessions de plan d’action sur les priorités retenues, avec des porteurs identifiés.

8. Clore en cercle. Le forum se termine comme il a commencé. Chaque participant qui le souhaite partage en une phrase ce qu’il retient ou ce qu’il va faire. Ce cercle final donne une forme collective à une journée qui s’est déroulée en de multiples petits groupes.

Les conditions de réussite

Harrison Owen a identifié les situations dans lesquelles le forum ouvert fonctionne le mieux. On les retrouve presque toujours dans les forums réussis :

• Un enjeu réel, qui concerne vraiment les participants et sur lequel ils ont envie d’agir.
• Une forte complexité : le sujet comporte de nombreuses dimensions, et personne ne détient seul la solution.
• Une grande diversité de participants : métiers, niveaux hiérarchiques, sites, voire partenaires externes.
• Du conflit, réel ou potentiel : des points de vue divergents, qui donnent de l’énergie à la discussion.
• De l’urgence : la décision aurait dû être prise hier, ce qui pousse le groupe à avancer.

À ces conditions, il faut ajouter le temps. Un forum ouvert d’une demi-journée est possible, mais il permet surtout d’explorer. Une journée entière permet d’approfondir, et deux à trois jours permettent d’aboutir à des plans d’action. Enfin, le commanditaire doit accepter de ne pas contrôler l’ordre du jour : s’il souhaite que certains sujets soient traités et d’autres écartés, mieux vaut choisir un autre format.

Le rôle de l’animateur : tenir l’espace

L’animation d’un forum ouvert est déroutante pour les facilitateurs habitués à guider un groupe pas à pas. Owen parle de « tenir l’espace » : l’animateur crée les conditions, explique les principes, puis se retire. Il n’anime pas les sessions, ne recadre pas les sujets, ne relance pas les discussions. Son travail se fait surtout en amont, avec le commanditaire, pour formuler la question d’appel et préparer la logistique, et à la marge pendant l’événement : veiller à ce que le mur reste lisible, que les comptes rendus soient collectés, que les horaires soient tenus.

Cette posture suppose une vraie confiance dans la capacité du groupe à s’organiser. Elle rejoint ce que d’autres articles de ce blog décrivent sous l’angle de la culture de la co-responsabilité : chacun est responsable de ce qui se passe, pas seulement l’organisateur.

Savoir quand intervenir et quand se retirer ne s’improvise pas : c’est l’une des compétences que nous travaillons dans la formation pour animer des ateliers collaboratifs, où le forum ouvert figure parmi les formats pratiqués.

Les pièges à éviter

• Un faux forum ouvert. La direction a déjà choisi les sujets, ou écarte discrètement ceux qui la dérangent. Les participants le perçoivent immédiatement, et la méthode perd tout son intérêt.
• Une question d’appel sans enjeu. Si personne n’a vraiment envie de traiter le sujet, le mur reste vide ou se remplit de propositions convenues.
• Un animateur qui reprend la main. Intervenir dans les sessions, fusionner d’autorité des sujets ou rappeler à l’ordre ceux qui circulent contredit les principes annoncés.
• Des comptes rendus oubliés. Sans eux, le forum laisse de bons souvenirs mais aucune trace exploitable. Ils doivent être prévus dès l’ouverture, avec un modèle simple.
• Pas de convergence. Un forum qui se termine sur des dizaines de comptes rendus non hiérarchisés produit de la frustration. Même sur une journée, il faut prévoir un temps pour identifier les priorités et les porteurs.
• Aucune suite. Comme pour toute démarche participative, ce qui se passe après le forum compte autant que le forum lui-même.

Forum ouvert ou world café ?

Les deux méthodes sont souvent citées ensemble, car elles permettent toutes deux de faire travailler un grand groupe en petits groupes. Elles ne répondent pourtant pas au même besoin. Le world café fait travailler tout le monde sur la même question, en faisant circuler les participants entre les tables pour croiser les points de vue. Le forum ouvert laisse les participants définir eux-mêmes les sujets, et chacun choisit ceux sur lesquels il veut s’investir. Le world café convient donc mieux pour construire une compréhension commune ; le forum ouvert, pour faire émerger des sujets que les organisateurs n’avaient pas anticipés et mobiliser ceux qui veulent les porter.

Dans le langage du diamant de la participation, le forum ouvert couvre à la fois la divergence (la place du marché et les sessions) et, sur plusieurs jours, la convergence. Le passage de l’une à l’autre demande une règle de décision claire ; nous avons présenté ailleurs les différentes méthodes pour décider en groupe.

Quand utiliser le forum ouvert, et quand l’éviter

Le forum ouvert est particulièrement adapté pour :

• lancer une démarche de transformation et repérer les sujets qui préoccupent réellement les équipes ;
• mobiliser un grand nombre de personnes sur un enjeu complexe, de quelques dizaines à plusieurs centaines de participants ;
• faire émerger des porteurs de projet volontaires, plutôt que de les désigner ;
• rassembler un écosystème (clients, partenaires, équipes internes) autour d’un sujet commun.

Il est moins adapté quand :

• la réponse est déjà connue, ou que la direction n’est pas prête à accepter les sujets qui émergeront ;
• le problème est simple ou très technique, et qu’un groupe d’experts le résoudra plus vite ;
• le temps disponible est très court : en dessous d’une demi-journée, la place du marché occupe une part trop importante de la séance ;
• le groupe est petit et homogène : une réunion bien préparée sera plus efficace.

Le forum ouvert demande au commanditaire un vrai lâcher-prise, et c’est souvent le principal obstacle à son adoption. Mais lorsqu’il est choisi pour les bonnes raisons et que ses principes sont respectés, il produit un niveau d’engagement que peu de dispositifs atteignent, notamment dans un séminaire collaboratif ou au lancement d’un projet d’entreprise. Pour un grand nombre de participants, nos repères sur les sessions de facilitation à grande échelle complètent utilement ce qui précède.

Pour approfondir. Harrison Owen, Open Space Technology: A User’s Guide (Berrett-Koehler, 1992, plusieurs rééditions) ; Harrison Owen, Expanding Our Now: The Story of Open Space Technology (Berrett-Koehler, 1997). Sur le même blog : le manager facilitateur et ses nouveaux rôles et l’intelligence collective, une richesse inexploitée.